傳統的依賴員工個人經驗，使用word/excel檔案管理業務的模式必然淘汰，業務系統化成為企業數位轉型拼效率的關鍵！

Jerry是某服裝製造和零售廠商的總經理。這天早上9點鐘，召集生產、物流倉儲、採購、財務、市場、銷售等各部門主管開季度總結會議。各部門主管一周前就開始準備會議數據，但今天開會時卻發現物流倉儲部門給到的缺貨率和銷售部門的缺貨率不一致，除此之外還有好幾個部門的相同指標數據各異。Jerry非常頭疼，只能暫停原會議議題，一起核對檢查數據，並讓各位主管重新整理報告，明天上午繼續會議。
城市另一邊，Brian也在做同樣一件事，brian是jerry最大競爭對手公司的執行長。9點進會議室打開牆上的顯示熒幕，點擊系統自動生成的季度總結報表，各部門主管依序介紹上季度基本狀況、出現的問題、原因分析。之後針對上季度出現的問題，大家共同討論調整下季度的計劃，不到11點會議就圓滿結束了。

同樣一個季度總結會議，Jerry和Brian之間為什麼會有這麼大的差距？其實，這是很多企業在數位轉型中面臨的共同問題：各個系統獨立不整合，做跨系統數據分析時需在各個系統導出數據再用Excel進行匯總分析，而且會出現同一個指標在不同系統的定義和計算方法不同而導致的數據差異。費時費力還不準確。

數據分析報表與BI廠商帆軟的研究人員表示，Jerry這種情況在企業中並不少見，曾服務過一家2000人規模的精密儀器製造企業，大大小小的業務系統有10幾個，專門有設置了一個20人的團隊每天從各系統導出數據，然後使用Excel為CEO做數據分析，每周周報每月月報時20人的團隊還要加班。這種模式讓IT成為臃腫低效部門，還導致依賴IT系統的業務部門花費大量時間在數據的核對上，無法及時準確的依據數據決策，整個企業的效率就降了下來。

系統整合，數據統一，IT部門一下節省了六七個人力

企業經過多年的數位發展，一般都積累了幾套甚至幾十套各異的系統，這些系統都由IT部門來管理，隨著業務的發展對IT的需求越來越多越來越複雜，若IT部門內部不能提高效率，要麼滿足不了業務需求要麼不斷擴大人員數量淪落為企業的巨大成本部門。
一家涵蓋設計、生產、銷售的服裝企業，之前他們的基礎數據是沒有規則的，這導致相關的配套如物業、積分商城無法與會員數據有效聯動，會員積分管理流於形式，業務系統里的會員數據發揮不出應有的價值。於是他們使用帆軟FineReport報表軟體搭建數據分析管理平台，打通各個業務系統，形成統一的數據介面規範。在主數據管理方面，用帆軟報表開發了「主數據基礎新增流程」「經銷商資料修改申請流程」等頁面，並統一集成到OA系統。各部門人員都可以通過OA統一入口申請，各系統主數據維護統一收至IT部門，OA流程審批結束如果能系統對接就自動生成，不能就統一由IT部門維護，IT部門維護結束,OA通知所有相關部門及人員。

主數據管理是數據分析的根基。上圖兩個頁面，就實現了企業的會員系統、訂單系統和OA等系統的主數據管理。打通了不同系統，實現了數據共享，還有效的節約了IT人力資源。粗略統計，僅僅主數據整理這一個模塊就節約了6~7個人。

統一數據訪問介面，業務專註分析，再不為核對數據頭疼

IT部門實質上是企業的服務部門，服務於各個業務部門。如何幫助業務優化流程、提高效率是IT部門存在的意義、發展的基礎。
一家零售企業的老闆辦公室里，牆上掛著一個BOSS交互熒幕，主要分析展示的是直營店、加盟店在上一營業日和當月的實收、零售、回款三個重要指標。老闆在辦公室點選交互熒幕，就能了解所有門市的銷售情況，同時突出顯示異常店鋪的異常指標。同時，考慮到老闆出差在外，也需要及時掌握店鋪營業狀況，我們用帆軟報表製作平台部署了行動端交互儀錶板。現在企業500多個店鋪的庫存、銷售、財務數據，老闆都能在交互熒幕和行動設備上直接查看。根據業務部門反饋，現在老闆基本不再打電話要業務財務數據了，老闆自己也覺得方便了。同時，業務部門每次彙報，直接對著辦公室交互熒幕，邊彙報邊操作，把精力都集中在了業務分析上，而不是浪費在看報表、核對數據上，整個業務團隊的效率得到了很大的提升。

業務流程數據化不容易，選好工具很關鍵

讓業務部門配合IT工作不是件容易的事情，畢竟業務人員的績效考核並不是如何更好地配合IT，二是業績。那麼IT就要想方設法去服務於業績達成，這樣才能和業務人員站到一條陣線上，得到他們的支持。很多企業都意識到業務數據化的巨大能量，為企業積累數據資源、提高企業決策的科學性等。但是真正推行起來並不容易，因為有時需要犧牲業務人員的一些效率。比如之前接觸到的一家服裝企業，面料開發以往都是依靠開發員個人的經驗和記錄。下圖是一個面料開發員自己電腦里的excel表格，左邊是這次所有要開發的面料，可能在某個時間節點，這個面料到了，把這個填進去。然後用不同背景顏色來標註不同的開發進度。

但是企業管理者希望能夠用數據驅動面料的開發，希望看到：
1.一季面料開發成功了多少失敗了多少？
2.哪個供應商的打樣成功率最高、返工最少？
3.哪些樣衣開發進度正常，哪些有風險，風險是怎麼造成的？
初期，IT資訊部給的解決方案是：在系統里已有的面料檔案管理報表中，把這個excel中的資料維護上去，增加一個欄位，點進去讓面料維護員填寫行為過程進度。當IT部門拿著這個方案與業務溝通時，卻受到了很強烈的抵制。因為原來開發員使用Excel只需要2分鐘完成這件事，但現在改為系統數據化後，需要花費更多時間，對他來說犧牲了效率。為了解決這個問題，資訊部就必須尋求如何把數據填報入庫，做得比Excel還要方便？這時候選擇一個高效工具很重要。他們從帆軟FineReport報表與BI系統軟體的填報功能中找到了答案：
1.保留了Excel的填寫方式，操作和離線PC一樣，一個個填進去就結束了。
2.歷史的面料數據，也可以隨時查看。
3.只要填出供應商的關鍵字，供應商也可以直接帶出來。
4.背景顏色也按照業務經驗做預設，保持一致。
5.因為這個表每月要給主管彙報，所以按照彙報簡報的模版，再做一張報表專用於彙報，系統直接匯出，開發員無需再手動匯總分析。

這個頁面得到了開發員的廣泛好評，開發員還主動提出能否把自己其他的excel資料也全部系統化數據化管理。

人工無法實時反饋的流程，就讓機器來代替

有人員參與的業務工作IT可以溝通協調優化，但一些工作僅靠人工無法達到要求。比如工廠機器狀態的監測，人工24小時不間斷監測是非常耗時耗力的，不如就用物聯網IoT技術讓事情變得易操作、低成本、好效果。
一家化工集團之前經常會出現一個工廠裝置停機了，好幾天之後總部才接到電話通知的情況。總部無法實時掌握工廠的生產負荷，就無法及時調整生產計劃以滿足市場要求。使用FineReport製作的的數據大荧幕集成裝置負荷縱覽表，對各生產機構的生產裝置進行每5分鐘一次的數據抽取，集中展現在數據大荧幕上，集團能夠對各生產裝置的負荷了如指掌，也能及時發現和解決問題，保證生產效率。

大型生產設備的連續運轉率，對於生產型企業來說尤為重要，一旦設備出現問題，不能及時定位和解決，將會給企業造成無法挽回的影響。數據大荧幕通過圖像化形式，立體展示生產製造設備的運行情況，包括每一個壓縮機的溫度、壓力等指標，每個裝置連續運營天數，裝置出口的流量數據，甚至包括裝置的環保、排口等數據也進行了呈現。系統每5秒鐘進行一次數據抓取，保證了對設備監控的實時有效，及時發現並進行問題預警。

喜歡這篇文章嗎？歡迎分享按讚，給予我們支持和鼓勵！